Automatisk fordeling av energikostnader for leietakere | Econex

En gjentakende tilbakemelding fra eiendomsbesittere er at kontroll på energiforbruk og viderefakturering til leietakere fort blir mer manuelt enn det burde være. Når bygget har flere målere, ulike leietakere, fellesarealer og tekniske anlegg som ventilasjonsaggregater, må datagrunnlaget både samles inn, tolkes og fordeles riktig.

Derfor har vi utviklet en funksjon i Econex EOS som kan hente inn data fra byggets energimålere og bruke dem som grunnlag for automatisk kostnadsfordeling. Løsningen kan inngå som en del av Econex SD, men kan også leveres på siden av eksisterende SD-anlegg for bygg som først og fremst trenger bedre måling, fordeling og rapportering.

Oversikt over leietakerfordeling i Econex EOS — Bildeplassholder: oversikt over energiforbruk, leietakere og fordelingsgrunnlag i Econex EOS.

Fra målerdata til ferdig fordelingsgrunnlag

Kjernen i løsningen er at energidata ikke behandles som én totalsum. Elektriske og termiske målere kan kobles mot leietakere, soner, fellesarealer eller tekniske systemer. Dermed kan kostnaden fordeles basert på faktisk målt forbruk der det finnes undermålere, og etter avtalte prosentnøkler der en fellesmåler dekker flere arealer.

Målerdata fra flere tekniske kilder

Målerne trenger ikke nødvendigvis å være nye eller levert som en del av Econex. I mange bygg kan vi hente energiverdier fra eksisterende BMS- eller SD-anlegg, der målerne allerede er integrert via protokoller som Modbus, BACnet, M-Bus eller andre lokale grensesnitt. Da brukes eksisterende datapunkter som kilde, mens Econex EOS håndterer struktur, historikk, fordelingsregler og rapportering.

Der bygget ikke har direkte teknisk integrasjon, kan datagrunnlaget også komme inn via API-import, periodiske filer eller e-postbaserte målergrunnlag fra tredjepart. For strømforbruk kan Elhub-integrasjonen brukes som en viktig kilde til kvalitetssikrede måleverdier, mens lokale undermålere gir mer detaljert fordeling mellom leietakere, fellesarealer og tekniske laster.

Eksisterende BMS/SD-punkter kan brukes der målerne allerede er integrert i bygget.
Lokale protokoller og grensesnitt kan hente verdier fra elektriske og termiske målere.
API-import kan brukes når måledata leveres fra eksterne systemer eller tjenesteleverandører.
Fil- eller e-postimport kan brukes som praktisk mellomsteg der automatisk API ennå ikke finnes.
Elhub-integrasjon kan gi sentrale strømdata, mens undermålere gir mer detaljert fordeling internt i bygget.

Beregner kostnader basert på faktisk målt forbruk fra energimålere.
Fordeler fellesmålere prosentvis mellom flere leietakere eller arealer.
Kan inkludere nettleie, avgifter og andre relevante kostnadselementer.
Støtter både elektriske og termiske målere der bygget har dette tilgjengelig.
Genererer ryddige rapporter som kan brukes mot regnskap og leietakere.

Vannmengdemålere og andre forbruksbaserte kostnader

Samme prinsipp kan også brukes for vannmengdemålere. Der bygget har målere for kaldtvann, varmtvann eller teknisk vannforbruk, kan verdiene hentes inn og kobles mot leietakere, soner eller fellesarealer. Kostnader for vann og avløp kan dermed fordeles etter faktisk målt mengde, eller kombineres med fordelingsnøkler der én måler dekker flere brukere.

Vannmengdemålere kan brukes som grunnlag for fordeling av vann- og avløpskostnader.
Kaldtvann, varmtvann og teknisk vannforbruk kan behandles som egne målerpunkter der datagrunnlaget finnes.
Felles vannmålere kan fordeles prosentvis mellom leietakere, arealer eller andre avtalte fordelingsnøkler.
Rapportene kan vise både energikostnader og vannrelaterte kostnader i samme periodiske grunnlag.

Målerkart for fordeling av energi mellom leietakere — Bildeplassholder: eksempel på målerstruktur med leietakere, fellesarealer og tekniske laster.

Når bygget ikke har én måler per leietaker

Mange bygg har en blanding av direkte undermålere, fellesmålere og tekniske laster som ikke passer perfekt inn i en enkel leietakerstruktur. I slike tilfeller kan fordelingsmodellen settes opp med faste nøkler, prosentvis fordeling og egne regler for hvilke kostnader som skal inngå i viderefaktureringen.

Det gjør løsningen nyttig også i bygg der energimålingen allerede finnes, men rapporteringen fortsatt gjøres manuelt i regneark. Målet er ikke å erstatte eksisterende avtaler, men å gjøre beregningen mer sporbar, repeterbar og enkel å kontrollere fra måned til måned.

Leietakerkalkulasjonen kan leveres sammen med Econex SD eller ved siden av et eksisterende SD-anlegg. Det viktigste er at bygget har relevante målepunkter og et tydelig fordelingsbehov.

Rapporter som kan brukes videre

Når perioden er ferdig beregnet, kan systemet lage rapporter som viser forbruk, kostnader og fordelingsgrunnlag per leietaker. Rapportene gir et ryddig underlag for regnskap, samtidig som leietaker får bedre innsikt i hva kostnaden består av.

For eiendomsbesitter betyr dette mindre tid brukt på innsamling, kontroll og manuell bearbeiding. For leietaker betyr det mer presis viderefakturering og en tydeligere sammenheng mellom målt forbruk, felleskostnader og fakturert beløp.

Eksempelrapport for leietakers energikostnader — Bildeplassholder: rapport til regnskap eller leietaker med forbruk, nettleie, avgifter og total kostnad.

Les mer om hvordan Econex EOS samler energidata, målerdata og driftsdata på produktsiden for Econex EOS.

Mindre manuelt arbeid, bedre kontroll

Målet er enkelt: mindre manuelt arbeid, bedre oversikt og mer presis viderefakturering. Når energidata, fordelingsregler og rapportering ligger i samme løsning, blir prosessen enklere å følge opp og lettere å dokumentere.